Правила деловой переписки на английском языке

Сегодня вряд ли можно представить себе офис, в котором сотрудники не должны вести деловую переписку с партнёрами или даже с зарубежными сотрудниками фирмы. Так что, знать тонкости ведения переписки на английском языке просто необходимо. Итак, какие же это правила?

1) В первом письме всегда обращайтесь к человеку официально. Для этого Вы можете использовать следующие фразы:

Dear John/ Mr./Ms. Smith – Дорогой Джон/ Мистер/ Миз (это обращение к женщине, когда Вы не знаете, замужем она или нет)

Hello Mr. Smith – Здравствуйте, мистер Смит

Если Вы не знаете имени человека, к которому пишете письмо, то более-менее допустимым будет обращение:

Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр/мадам

Правда, как советуют профессионалы, намного лучше поначалу узнать имя человека, к которому Вы обращаетесь.

2) Мы привыкли после обращения к человеку ставить восклицательный знак и для нашей культуры - это нормально. Обращение к славянскому коллеге выглядит примерно так: Добрый день, Вадим Петрович!

В английском языке использование восклицательного знака чаще всего означает крик, будто Вы обращаетесь к человеку, у которого проблемы со слухом. Так что, если Вы не хотите, чтобы о Вас так подумали, то тогда будет намного лучше, если Вы обратитесь без восклицательного знака. Какие же знаки препинания ставить? На этот вопрос есть два ответа - запятую после полного обращения (это будет не слишком чопорно и такой символ используют чаще всего):

Dear John,

Hello Mr. Smith,

Второй вариант - двоеточие (что считается слишком официальным и используется при обращении к президенту или другому высокопоставленному лицу):

Dear Mr President:

3) Представьтесь в самом начале, если это Ваше первое письмо. Ведь со знакомыми людьми мало кто общается. Ваш адресат должен знать с кем он имеет дело.

I am Kevin Malcovich, a technical engineer from IRTV. – Я Кевин Малкович, технический инженер из компании IRTV.

Если это не первое письмо, то обязательно следует человека за что-то поблагодарить:

Thank you for your quick response. – Спасибо за быстрый ответ.

Thank you for your message. – Спасибо за Ваше сообщение.

Thank you very much for sending me the catalogue. – Спасибо за то, что отправили мне каталог.

4) Обязательно следует указывать цель обращения к тому или иному человеку. Дайте ему сразу же понять, зачем ему читать Ваше письмо.

One of our partners told us that you sell high quality electronics. Since our current equipment is quite old, we would like to discuss with you a possibility to purchase 10 professional video cameras. – Один из наших клиентов сообщил нам, что Вы продаете технику высокого качества. Поскольку наше оборудование достаточно старое, мы хотели бы обсудить с Вами возможность покупки 10 профессиональных видеокамер.

5) В теле письма чётко указывайте условия и что конкретно Вам необходимо. Как правило, тело письма не должно состоять более чем из 3 абзацев.

Could you please send us the catalogue with your production so that we can select necessary cameras? I would also be grateful if you could provide us with the pricelist of your production and explain to me the procedure of the products' purchase. – Вы могли бы прислать нам каталог с Вашей продукцией, чтобы мы могли выбрать нужные нам камеры? Я также был бы Вам благодарен, если бы Вы могли предоставить нам прайс на Вашу продукцию и объяснить мне процедуру закупки товаров.

Обратите внимание, что просьбы, как правило, выражаются при помощи слова could/can. Они смягчают просьбу и делают её не сильно навязчивой. Но не стоит перебарщивать с её использованием, комбинируйте использование could/can с выражением would like.

6) Поблагодарите человека за внимание к Вам или за будущее выполнение Ваших просьб.

Thank you for your time. – Спасибо за Ваше время.

Thank you in advance. – Заранее спасибо.

7) Обязательно используйте подпись, в которой следует указать:

Ваше имя и фамилию: Ivan Ivanov

Должность: Technical Engineer

Компанию: IRTV

Контактную информацию: email, telephone

На сайте моей Школы английского, Вы найдете много полезных бесплатных материалов, которые помогут Вам в изучении английского языка: http://www.enrucafe.com